| LeanTeam | Founders van QRM

De kracht van stand-up meetings - | LeanTeam | Founders van QRM

De kracht van stand-up meetings

Dit jaar mogen wij bij een grote speler in de Petrochemie de implementatie van Lean begeleiden. Nu is Lean in de petrochemie al een uitdaging. Je ziet namelijk geen voorraden of producten, het proces is continu, en ook het werken met wisselende ploegen is een extra factor, als het neerkomt op 5S, gemeenschappelijke afspraken en communicatie.

Eén van de zaken die wij hier wel uit willen halen is de dagelijkse stand-up meetings. De structuur van de implementatie vraagt om een gestructureerd overleg op ploegniveau (5 minuten), op unitniveau (15 minuten) en op MT niveau (30 minuten). Allemaal volgens een vast ritueel, waarbij vooral gebruik gemaakt wordt van visuele hulpmiddelen, én sta tafels.

Vooraf is er sprake van een bijna georkestreerde weerstand. Het overleg, dat doen we toch al (er zijn inderdaad regelmatig samenkomsten)! We spreken al met elkaar (ze bedoelen: we mailen). We weten toch van elkaar wat we verwachten en moeten doen (we zeuren vooral over elkaar, en over wat we weer niet gedaan hebben), en afspraken zijn al vastgelegd (in verouderde protocollen). Bovendien gaan we toch niet staand vergaderen, zolang kan ik niet achter elkaar staan (de vergaderingen duren eigenlijk te lang).

Als we dan toch aandringen, en de nieuwe overlegstructuur inrichten en invoeren, dan zie je opmerkelijk snel ,dat de gevoelens draaien. De oorspronkelijke weerstanden beginnen weg te smelten, en de nieuwe structuur wordt omarmd en uitgebreid.

9 redenen waarom stand-up meetings werken

Wat zijn dan de voornaamste voordelen van dit dagelijks vergaderen. We zetten ze op een rijtje:

  1. De informatie-overdracht is sneller. Doordat alle medewerkers van de ploeg of de eenheid aanwezig zijn, hoeft de boodschap maar één keer te worden overgedragen. En eventuele discussies worden direct gevoerd, in aanwezigheid van iedereen. Daardoor is er veel sneller consensus.
  2. De besluitvorming gaat sneller. Aansluitend op het vorige punt, zie je dat meestal alle betrokkenen in zo’n overleg aanwezig zijn, waardoor er direct besluiten genomen kunnen worden. Als de besluiten één of twee niveaus hoger genomen moeten worden, dan gaat dat ook sneller (zie punt 3). Resultaat is, dat weinig beslissingen blijven hangen en uiteindelijk leiden tot frustraties.
  3. Top-down en bottom-up communicatie gaat sneller. Omdat op alle niveaus dagelijks wordt ‘vergaderd’, worden de punten van de onderliggende niveaus ook dagelijks meegenomen, besproken en wordt erover besloten. De beslislijn wordt zo een heel stuk korter, en de feedback heel snel. Dit bevordert de flexibiliteit van de organisatie.
  4. Samenwerking wordt beter. Het dagelijkse en persoonlijke contact bevordert niet alleen de snelheid, maar ook het wederzijdse begrip. Omdat je in persoon met elkaar samenkomt, wordt de communicatie persoonlijker, directer en opener. De relaties worden beter, en daarmee de samenwerking.
  5. Informatieniveau gaat omhoog. Omdat elk overleg dagelijks plaatsvindt, is het niveau van informatie veel hoger. Kleinere punten worden ook besproken, en men is dagelijks op de hoogte van de zaken die spelen. Dat geeft een betere ‘temperatuurmeting’
  6. E-mail verkeer neemt af. Het dagelijks samenkomen leidt ertoe, dat het E-mailverkeer significant afneemt. Dit is enerzijds een gevolg van het dagelijks samenkomen, maar anderzijds ook van het visueel maken van acties en afspraken. Omdat je elkaar structureel dagelijks ziet, kun je alle punten die langskomen meteen met elkaar bespreken, en daar afspraken over maken, die vervolgens visueel gevolgd worden.
  7. Vergadertijd neemt af. Het vergaderen aan statafels leidt ertoe dat de vergaderingen korter worden. In eerste instantie lijkt het erop, dat een dagelijks overleg veel meer tijd kost, maar als je uiteindelijk de tijd bij elkaar optelt, dan is dagelijks vergaderen niet alleen effectiever en met een hoger informatieniveau, maar in tijd genomen ook korter.
  8. Communicatie wordt beter. Als je je visuele systeem goed inricht, dan kan je overleg, in combinatie met de gebruikte visuele borden, ook goed werken in de communicatie ‘over de ploegen heen’. Incidenten of algemene mededelingen worden dan op een bord geschreven, en blijven daar zo lang als nodig staan, tot iedereen ze gezien heeft. Het voordeel van visuele borden is ook, dat ze transparant zijn, en voor iedereen direct overzichtelijk.
  9. Je houdt tijd over. Door alle bovenstaande punten wordt communicatie sneller, directer en transparanter, waardoor het ‘onderhandenwerk’ afneemt. Aangezien onderhandenwerk bij communicatie altijd vertaald wordt in dingen meermaals doen, meer mails sturen, en anderen achter de vodden zitten, is het duidelijk dat dagelijkse stand-up meetings al heel snel leiden tot het creëren van reservetijd. Tijd die je kunt besteden aan belangrijkere zaken dan eindeloos vergaderen en informatievergaring.

Voor meer info over het inrichten van stand-up meetings en een heldere overleg-structuur kun je ons benaderen: [email protected], 040-2515159

About The Author

0

Your Cart

Menu